Taglog Tutorial - Aktionen

Dieses Programm verwendet die Funktion 'Aktionen', die Sie bei anderen Programmen als 'Aufgaben' kennen. Sie haben hier die Möglichkeit Ihre Projektbezogenen Aufgaben in Teilbereiche zu splitten, diese können Sie dann entsprechend zügig als erledigt abhaken. Zukünftige Programmversionen sollen Aufgabenprioritäten besser erkennen und die Möglichkeit haben Aufgaben weiter ins Details aufzulösen.

Aktionen hinzufügen


Benutzen Sie 'Aktion/Hinzufügen' in der Menüleiste.

In dem geöffneten Eingabefenster haben Sie die Möglichkeit einzelne Fragen der Aufgabe entsprechend einzutragen.
 

Priorität
Wie wichtig ist die Aufgabe im Zusammenhang mit anderen Tätigkeiten die Sie erledigen müssen?


Das Programm verwendet Prioritäten, bei denen die kleinste Zahl die höchste Priorität hat. Die Standardpriorität ist 50. Diese Zahl scheint sehr hoch, wenn Sie aber die Aufstellung der Prioritäten wie folgt betrachten ist der Wert durchaus angemessen.

  1. Notfall
  2. Dringend
  3. Wichtig
  4. Ziemlich wichtig
  5. Standard
  6. Nicht dringend
  7. Wünschenswert
  8. Muß möglicherweise getan werden
  9. Hitzetod des Universums kann zuerst auftreten

Wenn Sie nun Teilaufgaben bekommen, oder ein Projekt für sich aufteilen müssen, wählen Sie eine Priorität aus und multiplizieren Sie sie mit 10. Sie haben dann die Möglichkeit der Feinabstimmung, welche der Tätigkeiten Sie zuerst erledigen wollen. Beachten Sie das die Priorität in Zukunft dafür genutzt werden soll, die Gesamtarbeitszeit einzelner Aufgaben zu schätzen - d.h. das Programm schätzt, daß Sie 90% Ihrer Zeit für eine Aufgabe der Priorität 10 verwenden und 50% für eine Tätigkeit der Priorität 50 usw.
 
Fertigstellungsdatum
Gibt es einen Stichtag?
Abbruch-Aktion
Diese Feld enthält die Id einer Aktion die gestartet wird, wenn die Aktion die gerade eingegeben wird, abgebrochen wird.
Schwierigkeit
Müssen Sie ganz neue Gedanken erfassen? Oder handelt es sich um eine Routinetätigkeit? Jeder hat so seine Tageszeiten in denen er besonders Leistungsfähig ist, wählen Sie die schwierigen Aufgaben in Ihrer Spitzenzeit und die Leichten in der Auslaufzeit. Legen Sie die Schwierigkeit fest von 0 wie simpel bis 5 wie sehr schwer.
Nutzen Sie die Einteilung für Ihren Tagesablauf.
Beschreibung
Hier können Sie eine längere Beschreibung zu der geplanten Tätigkeit geben.
Falls Sie z.B. per E-Mail zu einer Tätigkeit aufgefordert werden, können Sie die wichtigsten Teile mit 'copy&paste' aus der E-Mail in dieses Feld kopieren.
Sie können auch eine Liste mit wichtigen Faktoren eintragen.
z.B. Gibt es Risiken? Was kann getan werden um diese zu minimieren.
Delegiert an
Haben Sie jemanden der die Aufgabe erledigen könnte? Ist jemand preiswerter, hat mehr Erfahrung oder ist weniger beschäftigt? Dann können Sie hier den Kontakt eintragen,an den Sie die Aufgabe übertragen möchten.
Taglog informiert die Person momentan nicht selbstständig, so dass Sie das selber tun müssen.
Grund
Warum mache ich diese Aufgabe?
Status

Die möglichen Werte für den Status sind:

Aktionen beginnen meist schwebend und werden dann aktiv (oder sie sind bereits aktiv, während Sie sie eintragen) und enden mit Abgeschlossen oder Abgebrochen.
Erwartete Zeit
Wie lange wird es dauern die Aufgabe zu erledigen (geschätze Arbeitszeit in Stunden)
Erwartete Kosten
Geben Sie den Geldbetrag der zu erwartenden Kosten für diese Aufgabe ein (ohne die Kosten Ihrer Arbeitszeit).

Einbinden der Aktionen in Logbucheinträge

Wenn Sie auf die 'Aktion' Schaltfläche in der mittleren Menüleiste klicken, öffnet sich ein Untermenü mit allen aktiven Aktionseinträgen. Durch die Auswahl einer Aktion stellt taglog auch das dazugehörige Projekt ein. Sie können taglog also auch däfür nutzen um die tatsächliche Dauer der einzelnen Aufgaben im Logbuch festzuhalten.

Sie können den Aktionseintrag wieder löschen, indem Sie im Untermenü den Eintrag "--" wählen.

Ansicht der Aktionen

Unter 'Aktionen/Ansicht' im Hauptmenü können Sie Ihre Aktionen sichten. Sie können die einzelnen Tätigkeiten entsprechend dem dazugehörigen Projekt anzeigen lassen. Oder Sie wählen die Ansicht nach Status oder Priorität.

Sie können auch einzelne Felder der Tätigkeiten anzeigen lassen, das ist hilfreich, wenn Sie nur eine Zusammenfassung aller Tätigkeiten eines Projektes sortiert nach Titeln benötigen.

Natürlich können Sie die Tätigkeiten auch nach Anfangsdatum oder Beendigungsdatum sortieren.

Sie können auch spezielle Tätigkeiten nach Id (was nicht sehr hilfreich ist, da man sich die meiste Zeit, die Id's nicht merken kann) oder ihrem Titel auswählen. Das Id und das Titel Feld sind Menüschaltflächen, die wenn Sie sie anklicken ein Untermenü öffnen mit einer Liste aller Einträge, die alle anderen Kriterien die Sie vorher ausgewählt haben zusammenbringen. Diese Menüeinträge werden nur aktualisiert wenn Sie die Schaltfläche 'Aktualisieren' davor anklicken.

Aktionen bearbeiten

Wenn Sie jetzt eine Ansicht Ihrer Tätigkeiten, wie oben beschrieben, erstellt haben, können Sie mit einem Rechtsklick auf eine Tätigkeit das Fenster zum Bearbeiten der Aktion öffnen und die Eiinträge ändern.

Änderungen die Sie hier vornehmen lösen keine Programmprozesse aus. Das bedeutet, wenn Sie beim Erstellen einer Tätigkeit die Funktion 'Sende-Status an' gewählt haben, diese nicht automatisch aktualisiert wird und Empfänger keine Statusmail bekommt.

Status einer Aktion ändern

Im 'Aktionen' Menü finden Sie alle Statuseinträge für Ihre Tätigkeiten. Alle Menüeinträge beinhalten immer nur die Tätigkeiten dessen Status Sie auch ändern können. Das bedeutet das Sie nur schwebende Tätigkeiten aktivieren, oder aktive Tätigkeiten abschließen oder abbrechen können. Wählen Sie einfach die Tätigkeit nach Titel aus bestätigen Sie mit OK.

Verlauf einer Aktion

In Abschnitt 1 dieses Tutorials haben Sie erfahren wie Sie Ihre Logbucheinträge zu bestimmten Projekten in verschiedenen Zeiträumen betrachten können. Nun da Sie auch einzelne Tätigkeiten nutzen möchten Sie möglicherweise auch den Verlauf der Tätigkeiten auswerten.

Dazu gehen Sie auf 'Aktionen/Historie'. Es öffnet sich ein Dialogfenster ähnlich dem Fenster zur 'Ansicht von Tätigkeiten' Allerdings wollen Sie wahrscheinlich nur eine kleine Anzahl (meist nur eine spezielle) Tätigkeit sehen, und jede ausgewählte Tätigkeit wird in einem eigenen Fenster mit allen dazugehörigen Informationen angezeigt.

Sie erhalten alle Schlüsselinformationen, inklusive der Gesamtzeit für diese Tätigkeit bisher, und sofern bei der Erstellung der Tätigkeit angegeben, das Fertigstellungsdatum und die zu erwartende Zeit, im oberen Teil des Fensters.

Das nächste Feld beinhaltet den Verlauf der Tätigkeit. Was wurde getan und wann.

Im unteren Teil des Fensters finden Sie auf der linken Seite die Schaltfläche 'Ändern'. Damit speichern Sie die geänderte Erwartete Zeit und das Fertigstellungsdatum. Beachten Sie bitte das diese Änderungen als seperate Felder in der Tätigkeitshistorie gespeichert werden. Sie können also Ihre ursprünglichen Schätzungen mit den aktuellen Schätzungen vergleichen und sehen wann eine Fertigstellung zu erwarten ist. Außerdem kann diese Auswertung für künftige Projektplannungen hilfreich sein.

Außerdem haben Sie die Schaltfläche 'Speichern unter' um den Tätigkeitsverlauf in einer Datei zu speichern und die Schaltfläche 'Abbruch' zm Verlassen des Fensters.

Shortcut zum Bearbeiten der gegenwärtigen Tätigkeit

Wenn in der mittleren Menüleiste eine Tätigkeit neben 'Aktion' eingetragen ist und Sie mit rechts auf die Schaltfläche 'Aktion' klicken, öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten der Aktion.

Alte Aktionen archivieren

Nachdem Sie taglog eine Weile benutzt haben ist der Ordner über Ihre Tätigkeiten recht voll. Jetzt ist es an der Zeit etwas Ordnung zu schaffen und die alte Tätigkeiten zu archivieren.

Wählen Sie dafür 'Aktionen/Extra.../Archiviere alte Aktionen' in der Menüleiste. Jetzt werden alle Tätigkeiten die Abgeschlossen oder Abgebrochen wurden und älter als einen Monat sind in einer Archiv-Datei mit dem Namen yyyymm.tag gespeichert, wobei yyyy für das Jahr und mm für den Monat des Archivierens steht.
z.B. 200408.tag für August 2004

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          Author: John Lines john@paladin.demon.co.uk
Deutsche Übersetzung: Carsten Kirsch